Pendant des années, envoyer une facture en PDF par e-mail était considéré comme « de la facturation électronique ». Ce n'est plus le cas en Belgique. Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique doivent, sauf exceptions prévues par la loi, échanger entre elles des factures électroniques structurées, transmises via le réseau Peppol. Ce changement touche la quasi-totalité des PME, indépendants et sociétés qui facturent d'autres entreprises. Cet article fait le point sur les grands principes, sans remplacer l'avis de votre comptable.
Une facture structurée, ce n'est pas un PDF
La différence est fondamentale. Un PDF est un document destiné à être lu par un humain : pour l'encoder en comptabilité, quelqu'un doit le recopier ou un logiciel doit tenter de le « lire ». Une facture structurée, elle, est un fichier de données (au format XML, selon la norme européenne et la spécification Peppol BIS Billing) que le logiciel du destinataire peut traiter directement : numéro de TVA, montants, taux, lignes de produits, date d'échéance, communication de paiement.
Concrètement, un PDF envoyé par e-mail, même généré par un logiciel de facturation, ne répond plus à l'obligation pour les échanges B2B belges concernés. Il peut éventuellement accompagner la facture structurée comme copie lisible, mais ce n'est pas lui qui compte.
Peppol : un réseau, pas un logiciel
Peppol est un réseau d'échange sécurisé, comparable dans son principe au réseau téléphonique : chaque entreprise passe par un point d'accès (un prestataire certifié) et peut alors envoyer et recevoir des documents avec toutes les autres entreprises connectées, quel que soit leur fournisseur. Vous n'avez donc pas besoin d'utiliser le même logiciel que vos clients.
Dans la pratique, la plupart des logiciels de comptabilité et de facturation utilisés en Belgique intègrent déjà une connexion Peppol, ou proposent de l'activer. Le SPF Finances a également mis à disposition une solution de base, Hermes, pour les entreprises qui n'émettent qu'un petit volume de factures. Le choix dépend surtout de votre volume et de vos besoins de suivi.
Qui est concerné, et qui ne l'est pas ?
Le principe général vise les transactions entre entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique. Plusieurs situations sont traitées différemment :
- les factures adressées à des consommateurs (B2C) ne sont pas visées par cette obligation ;
- les relations avec des entreprises étrangères suivent d'autres règles ;
- certaines catégories d'assujettis bénéficient d'exceptions ou de régimes particuliers, par exemple selon leur régime TVA ou la nature exemptée de leurs opérations ;
- les ASBL ne sont concernées que dans la mesure où elles sont assujetties à la TVA et dans les limites prévues par la réglementation.
Les règles détaillées, les exceptions et le calendrier des étapes suivantes (une déclaration électronique des données de facturation est annoncée pour plus tard) peuvent évoluer. Nous vous conseillons de toujours vérifier votre situation auprès de votre comptable et sur les sources officielles du SPF Finances, notamment le site dédié à la facturation électronique.
Émettre, mais aussi recevoir
On pense souvent d'abord à l'envoi. Pourtant, être capable de recevoir des factures structurées est tout aussi important : vos fournisseurs vont vous les envoyer via Peppol, et il faut qu'elles arrivent quelque part où elles seront traitées. Une entreprise qui n'est pas enregistrée sur le réseau risque de voir ses factures entrantes bloquées, en attente, ou de devoir improviser.
La réception structurée est d'ailleurs l'endroit où le gain est le plus visible : les factures arrivent directement dans l'outil comptable, sans encodage manuel, ce qui réduit les erreurs de saisie et accélère la validation et le paiement.
Les questions à vous poser dès maintenant
- Mon logiciel actuel gère-t-il Peppol ? Si oui, l'option est-elle activée et mon entreprise est-elle bien enregistrée sur le réseau ?
- Mes données de base sont-elles propres ? Numéros d'entreprise des clients, adresses, conditions de paiement : une facture structurée ne pardonne pas les fiches incomplètes.
- Qui reçoit les factures entrantes ? Définissez le circuit de validation interne avant que les volumes n'augmentent.
- Mon comptable est-il dans la boucle ? Il doit pouvoir accéder aux documents sans que vous les lui transfériez à la main.
- Mes cas particuliers sont-ils couverts ? Notes de crédit, acomptes, factures multi-TVA, clients étrangers.
Pour aller plus loin sur l'aspect pratique, notre page consacrée à la facturation électronique Peppol détaille les étapes de mise en place.
Une obligation qui peut devenir un levier
Il est tentant de voir Peppol comme une contrainte administrative de plus. C'est aussi une occasion de remettre à plat votre chaîne de facturation : numérotation, relances, rapprochement des paiements, archivage. Les PME qui profitent de ce passage pour automatiser ce qui peut l'être gagnent généralement en visibilité sur leur trésorerie et en temps administratif.
En résumé : depuis 2026, la facture B2B entre entreprises belges se pense en données structurées, pas en document. Vérifiez votre outil, nettoyez vos données, organisez la réception, et faites valider votre situation par votre comptable. Le reste devient une question d'organisation, et c'est souvent la partie la plus intéressante.
