On annonce depuis longtemps la fin du papier, mais l'imprimante reste présente dans la plupart des bureaux. Contrats, bons de livraison, étiquettes, documents à signer : beaucoup d'activités en ont encore besoin. Elle est pourtant l'un des équipements les plus sources de frustration, entre bourrages, pilotes capricieux et consommables coûteux. Elle est aussi un point d'entrée souvent oublié sur le plan de la sécurité. Voici comment faire les bons choix.
Évaluer d'abord vos besoins réels
Avant de choisir un modèle, posez-vous quelques questions simples :
- Quel volume imprimez-vous chaque mois, approximativement ? Un ordre de grandeur suffit.
- Couleur ou noir et blanc ? Beaucoup de bureaux impriment surtout en noir et blanc.
- Avez-vous besoin de numériser des documents, et de les envoyer directement vers la messagerie ou un dossier partagé ?
- Quels formats : A4 uniquement, A3, étiquettes, enveloppes ?
- Combien d'utilisateurs et sur combien de sites ?
Une imprimante surdimensionnée coûte cher pour rien ; un modèle trop léger s'use vite et ralentit l'équipe.
Laser, jet d'encre, multifonction : les grandes options
Chaque technologie a ses points forts :
- Les imprimantes laser sont généralement adaptées aux volumes réguliers de documents texte, avec une bonne vitesse et un coût par page souvent maîtrisé.
- Les imprimantes jet d'encre professionnelles, notamment celles à réservoirs rechargeables, peuvent être intéressantes pour la couleur et les volumes modérés.
- Les multifonctions combinent impression, copie et numérisation. Pour la plupart des PME, c'est le choix le plus pratique.
Plutôt que le prix d'achat, regardez le coût total sur plusieurs années : consommables, maintenance, consommation électrique et durée de vie. Un appareil bon marché à l'achat peut se révéler coûteux à l'usage.
Acheter ou passer par un contrat
Pour les volumes importants, les contrats de location ou de maintenance avec facturation à la page sont fréquents. Ils incluent généralement le matériel, l'entretien et parfois les consommables. Avant de signer, vérifiez :
- la durée d'engagement et les conditions de résiliation ;
- le volume minimum facturé, même si vous imprimez moins ;
- les délais d'intervention en cas de panne ;
- les modalités de restitution, y compris l'effacement des données stockées dans l'appareil.
Pour les petits volumes, l'achat d'un bon modèle professionnel reste souvent plus simple. Notre page matériel informatique peut vous aider à comparer les options.
L'imprimante, un équipement réseau à sécuriser
Une imprimante connectée est un véritable ordinateur : elle possède un système, une interface d'administration, parfois un disque dur qui conserve des copies de documents. Quelques mesures de base s'imposent :
- changer le mot de passe administrateur par défaut ;
- mettre à jour le micrologiciel régulièrement ;
- désactiver les protocoles et services inutiles ;
- ne jamais exposer l'imprimante directement sur internet ;
- placer les imprimantes dans un segment réseau adapté, séparé des équipements sensibles si possible.
Ces bonnes pratiques s'inscrivent dans une démarche plus large de sécurisation réseau. Pensez aussi à la confidentialité physique : l'impression sécurisée, qui libère le document uniquement lorsque l'utilisateur s'identifie sur l'appareil, évite que des documents sensibles traînent dans le bac.
Réduire l'impression sans la supprimer
Réduire les volumes est la meilleure manière de réduire les coûts. Quelques gestes simples y contribuent : recto-verso et noir et blanc par défaut, signature électronique pour les contrats, numérisation directe vers les dossiers partagés, factures électroniques plutôt que papier. Depuis l'obligation de facturation électronique structurée entre entreprises en Belgique, une partie des flux papier a d'ailleurs naturellement diminué.
Enfin, n'oubliez pas l'expérience des utilisateurs. Installez les imprimantes de manière centralisée plutôt que poste par poste, nommez-les clairement selon leur emplacement, et documentez la procédure pour en ajouter une sur un nouvel ordinateur. Pour les collaborateurs en télétravail, définissez une règle claire : impression au bureau uniquement, ou imprimante personnelle autorisée sous conditions. Ces petits détails évitent de nombreux appels au support.
Bien choisie, bien configurée et bien entretenue, une imprimante redevient ce qu'elle devrait être : un outil discret qui fonctionne quand on en a besoin, sans mettre en danger vos données ni votre budget.
