Le départ d'un collaborateur est un moment sensible pour une PME, sur le plan humain comme sur le plan organisationnel. Côté numérique, il soulève toujours les mêmes questions : que faire de sa boîte mail, comment récupérer ses fichiers, qui reprend son numéro de téléphone, comment s'assurer qu'il n'a plus accès aux outils de l'entreprise ? Sans procédure claire, on risque soit de couper trop brutalement et de perdre des informations, soit de laisser des accès ouverts pendant des mois. Voici une démarche structurée, centrée sur les outils de communication et de collaboration.
Préparer le départ en amont
Dès que la date de départ est connue, organisez la transition :
- identifiez les dossiers en cours, les clients suivis et les interlocuteurs réguliers ;
- demandez au collaborateur de déplacer ses documents de travail de son espace personnel (OneDrive, Mon Drive) vers les espaces d'équipe appropriés ;
- listez les abonnements, outils en ligne et comptes de service qu'il gère ou qui sont enregistrés à son nom ;
- vérifiez s'il est propriétaire d'équipes Teams, de groupes ou de dossiers partagés, et désignez un nouveau responsable ;
- prévoyez la passation des contacts : présenter son successeur aux clients clés.
Un point souvent oublié : les comptes de services externes créés avec son adresse e-mail professionnelle (fournisseurs, plateformes publicitaires, banques, portails administratifs). S'ils ne sont pas transférés, leur récupération peut devenir compliquée.
Le jour du départ : couper les accès proprement
Le dernier jour, ou au moment convenu, les actions suivantes doivent être réalisées sans délai :
- Bloquer la connexion au compte de messagerie et à la suite collaborative, et réinitialiser le mot de passe.
- Révoquer les sessions actives et déconnecter les appareils, y compris les smartphones personnels sur lesquels la messagerie professionnelle était configurée.
- Retirer les méthodes d'authentification multifacteur liées à ses appareils personnels.
- Désactiver les accès au standard téléphonique, au softphone, au VPN, aux logiciels métier et aux extranets.
- Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés.
- Changer les mots de passe partagés qu'il connaissait, par exemple ceux de comptes communs.
Que faire de la boîte mail ?
Plusieurs options existent, et le choix dépend du rôle de la personne et de vos obligations :
- Un message de réponse automatique indiquant le départ et la personne à contacter, pendant une période limitée.
- La transformation en boîte partagée, consultable par le successeur ou le responsable, ce qui permet souvent de libérer la licence utilisateur selon les conditions de l'éditeur.
- Une redirection des nouveaux messages vers un collègue, pendant une durée définie.
- L'archivage puis la suppression du compte après une période déterminée.
Attention à la dimension juridique : la boîte mail d'un ancien collaborateur peut contenir des messages privés. En Belgique, l'accès aux communications électroniques des travailleurs est encadré, et le RGPD impose de limiter les traitements à ce qui est nécessaire. Une politique interne d'utilisation des outils numériques, communiquée aux collaborateurs, permet de clarifier ces règles à l'avance. En cas de doute, faites-vous conseiller sur le plan juridique.
Et le numéro de téléphone ?
Avec un standard virtuel, la gestion est simple. Le numéro direct ou l'extension peut être :
- réattribué au successeur, ce qui assure la continuité pour les clients ;
- redirigé temporairement vers un groupe ou l'accueil ;
- associé à un message indiquant le nouveau contact.
Pensez à vider ou réaffecter la messagerie vocale et à retirer la personne des groupes d'appel et des scénarios. Si le collaborateur utilisait un GSM professionnel, la question de la portabilité du numéro mobile doit être tranchée clairement : certaines entreprises acceptent qu'il reprenne le numéro, d'autres le conservent. Mieux vaut que la règle soit prévue à l'avance.
Formaliser une procédure
Le plus efficace est de transformer ces étapes en une check-list écrite, utilisée à chaque départ et symétrique à celle de l'arrivée. Elle précise qui fait quoi, entre la direction, les ressources humaines et la personne ou le prestataire chargé de l'informatique. Un prestataire d'infogérance peut prendre en charge la partie technique de manière systématique.
Bien géré, le départ d'un collaborateur ne laisse ni trou dans la relation client, ni porte ouverte dans votre système d'information. C'est une question de préparation plus que de technique.
