Les ASBL belges fonctionnent souvent avec une organisation particulière : une petite équipe salariée, des bénévoles plus ou moins réguliers, un conseil d'administration qui se réunit quelques fois par an, des partenaires et des pouvoirs subsidiants avec qui échanger des documents. Dans ce contexte, les outils numériques se sont souvent accumulés au fil du temps : des adresses Gmail personnelles, une clé USB qui circule, un groupe de messagerie instantanée, des documents dans la boîte mail du président. Mettre de l'ordre dans ces outils est une façon concrète de rendre l'association plus solide et moins dépendante de quelques personnes.
Le risque de la dépendance aux comptes personnels
Le problème le plus courant dans les associations est la dispersion des données dans des comptes personnels. Lorsqu'un bénévole s'en va ou qu'un administrateur termine son mandat, il emporte parfois sans le vouloir des années d'historique : correspondance avec les partenaires, dossiers de subsides, listes de membres, accès à des services en ligne. Sans compter les données personnelles des bénéficiaires ou des membres, que l'ASBL doit protéger dans le cadre du RGPD, comme toute organisation.
La règle de base est donc simple : les données de l'association doivent appartenir à l'association, dans des espaces qu'elle contrôle, et non dans les comptes privés de ses membres.
Un socle : nom de domaine et comptes de l'association
Une adresse e-mail au nom de domaine de l'ASBL renforce la crédibilité auprès des partenaires et des pouvoirs publics, et surtout, elle reste à l'association. Plutôt que de créer un compte par bénévole, ce qui n'est pas toujours nécessaire, on peut combiner :
- des comptes nominatifs pour les salariés et les bénévoles très actifs ;
- des adresses fonctionnelles pour les rôles : secretariat@, tresorerie@, benevoles@, accessibles par les personnes qui exercent le rôle ;
- des boîtes partagées qui se transmettent facilement d'une personne à l'autre lors d'un changement de mandat.
Microsoft et Google proposent des programmes destinés aux organisations à but non lucratif éligibles, avec des conditions et des offres qui évoluent. Il est utile de vérifier les critères d'éligibilité et les formules en vigueur au moment de votre projet.
Organiser les documents par usage
Un espace de stockage partagé, organisé simplement, remplace avantageusement la clé USB et les pièces jointes. Une structure possible :
- Gouvernance : statuts, procès-verbaux d'AG et de CA, registre des membres, réservé aux administrateurs ;
- Finances et subsides : budgets, justificatifs, dossiers de demande et rapports, réservé à l'équipe concernée ;
- Activités : un dossier par projet ou par événement, ouvert aux bénévoles impliqués ;
- Ressources communes : modèles, logos, procédures, guide d'accueil des bénévoles.
Attribuez les droits par groupe plutôt que par personne : ajouter ou retirer un bénévole devient alors une opération simple. Pour échanger des documents avec des partenaires extérieurs, des liens de partage limités dans le temps ou un espace d'échange dédié sont préférables aux pièces jointes.
Coordonner bénévoles et administrateurs
Simplifier la vie des bénévoles
Les bénévoles ne sont pas des salariés : ils n'ont ni le temps ni l'envie d'apprendre des outils compliqués. Quelques principes facilitent leur participation :
- Un outil principal par usage : par exemple un agenda partagé pour les permanences, un canal de discussion pour la coordination, un dossier partagé pour les documents.
- Des accès simples, mais protégés : l'authentification multifacteur peut sembler contraignante, mais elle protège l'association contre le piratage de comptes, fréquent dans le secteur associatif.
- Un guide d'accueil d'une ou deux pages expliquant où trouver quoi.
- Une procédure d'arrivée et de départ : qui crée les accès, qui les retire, et quand.
Réunions en ligne et conseil d'administration
Les réunions en ligne ou hybrides facilitent la participation des administrateurs et bénévoles qui habitent loin ou ont des horaires contraints. Prévoyez un lien de réunion récurrent, un ordre du jour partagé à l'avance dans l'espace documentaire et un procès-verbal rédigé directement dans un document partagé. Vérifiez également dans vos statuts les modalités prévues pour les réunions et décisions à distance.
Avancer pas à pas
Une ASBL n'a pas besoin d'un projet informatique lourd. On peut commencer par récupérer la maîtrise du nom de domaine et des adresses e-mail, puis créer l'espace documentaire commun, et enfin rationaliser les outils de coordination. Une courte formation des personnes clés, puis une transmission aux autres bénévoles, suffit souvent à installer de nouvelles habitudes. L'association y gagne en continuité, en sécurité et en sérénité.
