Qui connaît le mot de passe administrateur du routeur ? Quand expire votre nom de domaine ? Quel est le numéro de contrat de votre ligne internet ? Dans beaucoup de PME, ces informations se trouvent dans la tête d'une seule personne, dans un vieux carnet ou dans un e-mail perdu. Le jour où cette personne est absente, ou quand une panne survient, chaque minute passée à chercher coûte cher. La documentation informatique n'a rien de glamour, mais elle fait souvent la différence entre un incident maîtrisé et une journée perdue.
Pourquoi documenter, même dans une petite structure
La documentation répond à plusieurs besoins très concrets :
- La continuité : l'informatique ne doit pas dépendre d'une seule personne, interne ou externe.
- La rapidité de dépannage : un technicien qui dispose d'un schéma et des accès résout un problème beaucoup plus vite.
- La maîtrise des coûts : savoir ce que vous payez, pour quoi et jusqu'à quand.
- La liberté de changer de prestataire : sans documentation, vous dépendez de celui qui « sait comment c'est fait ».
- La conformité : le RGPD demande de pouvoir démontrer les mesures de sécurité mises en place.
Les documents essentiels
L'inventaire du matériel et des logiciels
Listez chaque appareil : type, modèle, numéro de série, utilisateur, date d'achat, fin de garantie. Faites de même pour les logiciels et abonnements : nom, nombre de licences, date de renouvellement, responsable. Un simple tableur partagé suffit pour commencer.
Les accès et identifiants
Les comptes administrateurs, les accès aux consoles de gestion, au registrar de votre domaine, à votre hébergeur ou à votre fournisseur internet doivent être conservés de manière sécurisée. Un gestionnaire de mots de passe d'entreprise est bien plus adapté qu'un fichier texte. Prévoyez un accès d'urgence pour au moins deux personnes de confiance.
Le schéma réseau
Un schéma simple de votre réseau montre comment tout est connecté : arrivée internet, routeur, pare-feu, switches, points d'accès Wi-Fi, serveurs, imprimantes. Ajoutez les plages d'adresses, les réseaux Wi-Fi existants et leur usage (personnel, invités, équipements). Pour aller plus loin sur la structure d'un réseau sain, consultez notre page sécurisation réseau.
Les contrats et contacts fournisseurs
Pour chaque fournisseur, notez le numéro de client, les références de contrat, le contact du support et les conditions principales. Vous gagnerez un temps précieux le jour où il faudra signaler une coupure de ligne.
Les procédures
Quelques procédures écrites couvrent la majorité des situations : arrivée et départ d'un collaborateur, restauration d'une sauvegarde, réaction en cas d'incident de sécurité, mise à jour des équipements. Elles n'ont pas besoin d'être longues, juste claires.
Où et comment stocker la documentation
La documentation doit être accessible quand on en a besoin, y compris en cas de panne. Évitez donc de la conserver uniquement sur le serveur qu'elle décrit. Quelques bonnes pratiques :
- conservez une version accessible hors de votre infrastructure principale, par exemple dans un espace cloud sécurisé ;
- séparez les informations sensibles, comme les mots de passe, dans un outil dédié et chiffré ;
- limitez l'accès aux personnes qui en ont réellement besoin ;
- indiquez la date de dernière mise à jour sur chaque document.
Garder la documentation vivante
Une documentation obsolète peut être pire que pas de documentation du tout, car elle induit en erreur. La solution : l'intégrer aux habitudes. Chaque changement, qu'il s'agisse d'un nouvel appareil, d'un nouveau logiciel ou d'un mot de passe modifié, entraîne une mise à jour. Une revue complète une fois par an permet de vérifier l'ensemble.
Si vous travaillez avec un prestataire, demandez explicitement que la documentation de votre environnement vous appartienne et vous soit accessible à tout moment. C'est un critère important dans le choix d'un partenaire de support et d'infogérance.
Commencer peut sembler fastidieux, mais quelques heures suffisent pour poser une première base. Le jour où un incident survient, vous serez heureux de pouvoir ouvrir un document plutôt que de chercher dans vos souvenirs.
