Quand un collaborateur quitte l'entreprise, l'attention se porte naturellement sur les aspects humains et administratifs. L'informatique passe souvent au second plan. Résultat : des comptes restent actifs pendant des mois, un ancien employé reçoit encore des e-mails clients, un ordinateur portable n'est jamais rendu. Ces oublis représentent un risque réel de sécurité et de confidentialité. Une procédure d'offboarding claire permet de les éviter, que le départ soit amical ou plus tendu.
Préparer le départ en amont
Dans la plupart des cas, la date de départ est connue à l'avance. Profitez de cette période pour :
- Identifier les données importantes que le collaborateur conserve localement ou dans des espaces personnels, et les déplacer vers les dossiers partagés.
- Organiser la passation : dossiers en cours, contacts clients, accès à des plateformes externes gérés à son nom.
- Lister ses accès à partir de votre inventaire et de la check-list d'onboarding : comptes, applications, licences, matériel.
Si vous avez documenté correctement l'arrivée du collaborateur, cette étape est beaucoup plus simple. C'est l'une des meilleures raisons de tenir un inventaire à jour.
Le jour du départ : couper les accès
Le moment de la désactivation doit être coordonné avec les RH. En règle générale, les accès sont coupés à la fin du dernier jour de travail. En cas de départ conflictuel, il peut être nécessaire d'agir immédiatement. Les actions principales sont :
- Désactiver le compte principal plutôt que le supprimer immédiatement : vous conservez ainsi les données et l'historique.
- Révoquer les sessions actives et les appareils connectés, y compris les smartphones personnels sur lesquels la messagerie est configurée.
- Retirer l'accès aux applications en ligne : CRM, comptabilité, outils de marketing, réseaux sociaux de l'entreprise.
- Changer les mots de passe partagés que la personne connaissait : Wi-Fi, comptes génériques, accès fournisseurs, codes d'alarme ou de portail.
- Désactiver les badges, l'accès VPN et les connexions à distance.
Les mots de passe partagés sont souvent le point faible. L'usage d'un gestionnaire de mots de passe d'entreprise, avec des coffres par équipe, facilite grandement leur suivi et leur renouvellement.
La boîte mail et les données
La messagerie d'un collaborateur parti continue souvent de recevoir des messages importants. Plusieurs options existent :
- mettre en place une réponse automatique indiquant le nouveau contact ;
- donner temporairement accès à la boîte à son successeur ou à son responsable ;
- transformer la boîte en boîte partagée, ce qui peut éviter de conserver une licence complète selon votre plateforme.
Attention au respect de la vie privée : la boîte mail professionnelle peut contenir des échanges à caractère personnel. Les règles d'accès doivent être définies à l'avance, idéalement dans votre charte informatique ou votre règlement de travail, et appliquées de manière proportionnée. En cas de doute, demandez conseil à un juriste.
Fixez aussi une durée de conservation : combien de temps garder la boîte, les fichiers et le compte désactivé avant suppression définitive ? Une politique claire évite de conserver indéfiniment des données inutiles.
Récupérer le matériel
Ordinateur portable, chargeur, smartphone, casque, badge, clé de sécurité, clés USB : établissez la liste du matériel à restituer, à partir de votre inventaire. Vérifiez son état et faites signer un document de restitution. Ensuite, sauvegardez si nécessaire, effacez l'appareil et réinstallez-le proprement avant de le réattribuer. Le matériel informatique doit toujours être remis à zéro entre deux utilisateurs.
Pour la gestion de votre parc et la préparation des appareils réaffectés, notre page matériel informatique présente notre approche.
Une check-list pour ne rien oublier
La meilleure protection reste une check-list écrite, symétrique de celle utilisée à l'arrivée, avec pour chaque étape une personne responsable et une case à cocher. Révisez-la chaque fois que vous ajoutez un nouvel outil dans l'entreprise. Si vous travaillez avec un partenaire de support et d'infogérance, il peut exécuter cette procédure à votre demande et vous fournir une trace de chaque action réalisée.
Un offboarding bien mené protège vos données, vos clients et votre réputation. Il respecte aussi le collaborateur qui part, en lui évitant d'être tenu pour responsable d'un accès oublié dont il n'a même pas connaissance.
