Lors d'un déménagement de bureaux, on pense au bail, aux meubles, aux cartons et au transporteur. La connexion internet arrive souvent en fin de liste, alors qu'elle est l'élément le plus long à mettre en place et le plus pénalisant s'il manque. Arriver dans de beaux locaux sans internet ni téléphone pendant plusieurs semaines est un scénario plus fréquent qu'on ne le pense. Voici un rétroplanning pour l'éviter.
Dès la signature du bail : vérifier la connectivité
Idéalement, la question se pose même avant de signer. Avant de vous engager pour de nouveaux locaux, vérifiez :
- les technologies disponibles à l'adresse exacte : fibre, câble, VDSL ;
- si le bâtiment est déjà raccordé, ou si des travaux de raccordement seront nécessaires ;
- la qualité de la couverture mobile 4G et 5G à l'intérieur, utile pour une ligne de secours ou une solution provisoire ;
- l'état du câblage existant et de l'éventuel local technique.
Dans un immeuble de bureaux, renseignez-vous auprès du gestionnaire : certaines infrastructures sont déjà présentes, d'autres nécessitent l'accord du propriétaire pour le passage de câbles.
Plusieurs semaines avant : commander la ligne
C'est l'étape critique. Les délais d'installation d'une nouvelle connexion, en particulier en fibre, peuvent être importants : étude technique, éventuels travaux de génie civil, planification du technicien. Commandez votre ligne dès que la date d'emménagement est connue, et demandez à l'opérateur un délai indicatif écrit.
Deux cas de figure :
- Transfert de votre contrat actuel : vérifiez que votre opérateur couvre la nouvelle adresse avec la même technologie et que le transfert est possible.
- Nouvelle ligne : comparez les options et anticipez la résiliation de l'ancienne, en tenant compte des préavis éventuels.
Prévoyez aussi un plan B : une connexion 4G ou 5G temporaire permet de démarrer même si l'installation fixe prend du retard. Elle pourra ensuite servir de ligne de secours.
En parallèle : câblage et aménagement
Si des travaux de câblage sont nécessaires, ils doivent être coordonnés avec l'aménagement : position des bureaux, des salles de réunion, des imprimantes et des points d'accès Wi-Fi. Une fois les cloisons fermées et les faux plafonds posés, chaque modification devient plus coûteuse.
Profitez du déménagement pour faire le point sur l'équipement réseau : routeur, switches, points d'accès. C'est souvent le bon moment pour remplacer un matériel vieillissant ou pour séparer correctement réseau interne, réseau invités et équipements connectés.
La téléphonie : ne pas perdre ses numéros
Vos numéros de téléphone sont connus de vos clients : il est essentiel de les conserver. En Belgique, la portabilité des numéros permet de les transférer d'un opérateur à un autre, y compris vers une solution de téléphonie IP. Cela demande cependant une procédure et un délai. Si vous utilisez déjà un standard virtuel, le déménagement est en général très simple : les téléphones IP fonctionnent dès qu'ils sont connectés à internet.
Notre page sur la téléphonie IP et le standard virtuel présente les avantages de cette approche en cas de changement de locaux.
La semaine du déménagement : tester avant d'emménager
- Vérifiez que la ligne est active et que le débit correspond au contrat.
- Installez et configurez routeur, pare-feu et Wi-Fi avant l'arrivée des équipes.
- Testez les téléphones, l'imprimante, l'accès aux applications et le VPN.
- Contrôlez la couverture Wi-Fi dans chaque pièce, y compris les salles de réunion.
- Mettez à jour l'adresse IP fixe dans les services qui l'utilisent, si elle change.
Après le déménagement : finaliser
Résiliez l'ancienne ligne au bon moment, récupérez ou renvoyez le matériel de l'opérateur, et mettez à jour la documentation réseau : plan des prises, configuration, accès. Si vous le souhaitez, un accompagnement de type support et infogérance peut prendre en charge cette coordination de bout en bout.
Un déménagement réussi sur le plan informatique, c'est avant tout une question d'anticipation. Commencez par la connexion internet, et le reste suivra beaucoup plus sereinement.
